1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
De persoonsgegevens die we verzamelen, omvatten:
- Basisgegevens, zoals uw naam, geboortedatum, naam van uw bedrijf, uw titel of functie.
- Contact gegevens, waaronder uw (e-mail) adres(sen) en telefoon- of faxnummer(s)
- Financiële gegevens, zoals aan betalingen gerelateerde gegevens.
- Technische gegevens, zoals gegevens van uw bezoeken aan onze website of met betrekking tot bestanden of communicatie die wij u elektronisch toesturen.
- Gegevens die u ons verstrekt met het oog op het verkrijgen van juridisch advies of diensten, of voor het plannen of bijwonen van vergaderingen en evenementen, inclusief toegangsvereisten.
- Identificatie en achtergrondgegevens door u verstrekt of verzameld als onderdeel van onze procedure van aanvaarding tot samenwerking.
- Persoonsgegevens die door of namens onze klanten aan ons worden verstrekt of door ons worden verstrekt tijdens het leveren van diensten aan onze klanten, waaronder mogelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens.
- Alle andere gegevens met betrekking tot u die u aan ons verstrekt, inclusief wanneer u per e-mail, telefoon of brief contact met ons opneemt.
2. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
We verzamelen persoonsgegevens van of over u en anderen (hierna: 'uw persoonsgegevens') als onderdeel van onze activiteit, bij de aanname van een zaak, voor zover nodig in het kader van het verstrekken van juridische diensten, als u deze aan ons geeft, als u rechtstreeks met ons in contact treedt, bijvoorbeeld wanneer u contact hebt met onze medewerkers of via het contactformulier op onze website. We kunnen ook gegevens over u verzamelen of ontvangen van andere bronnen, waaronder ook openbaar beschikbare bronnen, om de contactgegevens te behouden die we al correct en up-to-date hebben. Wanneer u uw persoonsgegevens aan ons verstrekt, wordt van u verwacht dat u ervoor heeft gezorgd dat dit gebeurt in volledige overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
We verzamelen ook persoonsgegevens van uw IP-adres, besturingssysteem en webbrowser die u gebruikt om toegang te krijgen tot onze website. Zie punt 9 (Cookies) en punt 10 (IP-adressen) hieronder voor meer informatie hierover.
3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Tilia Law verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om onze dienstverlening aan u en onze klanten aan te bieden en te verbeteren, met inbegrip van de behandeling van de persoonsgegevens van anderen ten behoeve van onze klanten;
- Om administratieve of operationele processen uit te voeren en onze relatie met u en onze klanten te beheren;
- Om de door u gevraagde informatie te kunnen aanbieden;
- Om verzoeken, vragen of klachten van u te kunnen verwerken en erop te antwoorden;
- Om diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent te identificeren en om onze diensten te promoten, inclusief het verzenden van juridische updates, publicaties, nieuwsbrieven en details van evenementen;
- Om te voldoen aan ons opgelegde verplichtingen in wetgeving, toezichtsnormen en risicobeheer, waaronder ook de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van juridische claims;
- Ten behoeve van aanwerving;
- Om onze website aan te bieden en te verbeteren, met inbegrip van controle en toezicht op het gebruik ervan;
- Om onze activiteiten te monitoren en te analyseren;
- Om u marketingmateriaal te sturen.
Voor meer informatie over ons gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden, zie punt 4 hieronder (Gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden).
4. Gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden
We kunnen vragen of u marketingmateriaal van ons wenst te ontvangen. We sturen u geen marketingmateriaal als u ons vraagt dat niet te doen. Als u met ons bent overeengekomen om marketingmateriaal te ontvangen, maar vervolgens van gedachten verandert en niet langer te marketingmateriaal wenst te ontvangen, laat het ons dan weten zodat we u uit onze distributielijsten kunnen verwijderen. U kunt contact met ons opnemen op dataprotection@tilia.law of via de contactgegevens hieronder bij punt 14 .
Als u geen directe marketing of promotionele e-mails (nieuwsbrieven, publicaties, uitnodigingen voor onze seminars, enz.) van Tilia Law wenst te ontvangen, kunt u zich kosteloos op elk moment uitschrijven door een e-mail te sturen naar dataprotection@tilia.law
5. Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens delen?
Het kan soms nodig zijn om uw persoonsgegevens te delen met advocatenkantoren en andere derden die diensten verlenen aan ons of namens ons in overeenstemming met de contractuele afspraken met hen, met inbegrip van onze professionele adviseurs en accountants, leveranciers aan wie we bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden zoals tekstverwerking, vertaling, fotokopiëren en documentreview, IT-dienstverleners, derde partijen die betrokken zijn bij de diensten die we aan klanten verlenen met hun voorafgaande toestemming, zoals barristers, lokale adviseurs en leveranciers van technologiediensten zoals dataroom- en casemanagementdiensten, derde partijen die betrokken zijn bij het hosten of organiseren van evenementen of seminars. We hebben stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat al deze entiteiten uw persoonsgegevens vertrouwelijk en veilig houden en deze alleen gebruiken voor de doelen die we hebben aangegeven en waarover u op de hoogte bent gesteld. Met betrekking tot andere derden zullen we uw gegevens alleen vrijgeven als u daarvoor toestemming heeft gegeven of als dit wettelijk verplicht is of als dit noodzakelijk is voor het doel van of in verband met onze bedrijfsvoering bij gerechtelijke procedures of om wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen. Waar nodig, of om de redenen uiteengezet in dit beleid, kunnen uw persoonsgegevens ook worden gedeeld met regelgevende autoriteiten, rechtbanken, tribunalen, arbiters, gerechtsdeurwaarders, overheidsinstanties, wetshandhavingsinstanties of de contractspartijen van onze klant. Het kan nodig zijn dat we uw gegevens vrijgeven om te voldoen aan wettelijke, regelgevende of ethische code-eisen. We doen ons best om u hiervan op de hoogte te stellen voordat we dit doen, tenzij we wettelijk daartoe zijn beperkt.
6. Juridische en andere diensten
We verzamelen, creëren, bewaren en gebruiken persoonsgegevens in de loop van en in verband met de diensten die we onze klanten bieden. We zullen identificatie- en achtergrondgegevens verwerken als onderdeel van onze acceptatie, financiën, administratie en marketingprocessen, waaronder controles op anti-witwassen, conflicten, reputatie en financiën. We verwerken ook persoonsgegevens die door of namens onze klanten aan ons worden verstrekt voor de doeleinden van de diensten die we aan hen leveren. De gegevens kunnen worden bekendgemaakt aan derden zoals uiteengezet in punt 5.
7. Op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?
We gebruiken uw persoonsgegevens op de volgende basissen:
- voor het uitvoeren van een contract, met inbegrip van interactie met een individu om juridische of andere diensten te leveren
- voor het opstarten, uitoefenen of verdedigen van juridische claims of procedures
- om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen
- voor het waarborgen van rechtmatige bedrijfsbelangen.
8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden bijgehouden in overeenstemming met onze data retentie beleid dat alle gegevens in het bezit van Tilia Law categoriseert en de juiste bewaartermijn voor elke categorie van de gegevens specificeert. Die termijnen zijn gebaseerd op de vereisten van toepasselijke wetgeving en het doel waarvoor de gegevens worden verzameld en gebruikt, rekening houdend met wettelijke en regelgevende vereisten om de gegevens gedurende een minimumperiode te bewaren, verjaringstermijnen voor het nemen van juridische stappen, goede praktijken en de zakelijke doeleinden van Tilia Law.
9. Cookies
Onze website (https://tilia.law/nl) maakt gebruik van “cookie” technologie. Cookies zijn kleine bestandjes die onze website op uw computer installeert en die noodzakelijk zijn om te surfen, of die toelaten de voorkeuren van de websitebezoeker te onthouden (bijvoorbeeld de taalvoorkeur) en om zo uw gebruikservaring te verbeteren. Andere cookies zorgen ervoor dat de website grafisch correct verschijnt of dat een websiteapplicatie correct werkt. Als u niet wilt dat onze website cookies op uw computer plaatst, kunt u uw internetbrowser zo instellen, maar als u ze verbiedt kan dat een correcte of optimale werking van onze website verhinderen.
De website biedt u de mogelijkheid om vragen te stellen of om u in te schrijven op nieuwsbrieven. Cookies worden dan gebruikt om bij te houden of u reeds geregistreerd bent, en om bepaalde meldingen te tonen die mogelijk enkel zichtbaar zijn voor gebruikers die reeds geregistreerd zijn.
Ook wanneer u gegevens door middel van een formulier doorgeeft (bijvoorbeeld via onze contactpagina), kunnen er cookies worden opgeslagen voor later contact.
Om uw gebruikservaring van deze website te optimaliseren, gebruiken we cookies die uw bezoekgegevens en surfgedrag op onze website bijhouden. Deze gegevens worden ook, anoniem, gebruikt voor statistische analyses van het gedrag van de bezoekers van onze website. Met die informatie kunnen wij onze website verbeteren en gebruiksvriendelijker maken. Dit statistisch onderzoek is strikt anoniem maar we kunnen daaruit afleiden welke pagina’s het meest of het minst worden bezocht en de algemene gebruiksgewoontes van onze website kennen. Het is ook een middel om surfproblemen op te sporen die zich eventueel op onze website zouden voordoen.
Wij gebruiken voor bepaalde analyses Google Analytics. U kunt dit op verschillende manieren uitschakelen naargelang de browser die u gebruikt (modules en extensies van derden, blokkering van de website, etc). Voor meer informatie omtrent cookies van Google Analytics kan u terecht op de officiële website van Google Analytics.
De gegevens waar wij toegang toe hebben via de cookies, worden onder geen beding met derden gedeeld om commercieel te worden gebruikt.
10. IP-adressen
Wanneer u onze website bezoekt, registreert onze server uw IP-adres samen met de datum, tijd en duur van uw bezoek. Een IP-adres is een toegewezen nummer, vergelijkbaar met een telefoonnummer, dat het mogelijk maakt voor uw computer om op het internet te communiceren. Hiermee kunnen we vaststellen welke organisaties onze website hebben bezocht. We gebruiken deze gegevens om statistische gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website en om bij te houden hoe gebruikers door onze site navigeren om ons in staat te stellen onze site te evalueren en te verbeteren.
11. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
We gebruiken verschillende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
Al onze medewerkers en eventuele derde partijen die wij inschakelen om uw persoonsgegevens te verwerken, zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Het verzenden van gegevens via internet is echter niet volledig veilig. Hoewel we ons best zullen doen om te proberen uw gegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van uw gegevens die naar onze website worden verzonden niet garanderen, elke verzending is op eigen risico.
12. Aan welke landen dragen wij uw persoonsgegevens over?
Om onze diensten te kunnen leveren, moeten we mogelijk uw persoonsgegevens doorgeven naar locaties buiten het rechtsgebied waarin u deze verstrekt of waar u deze website bekijkt voor de doeleinden uiteengezet in dit privacybeleid. Dit kan een doorgifte van uw gegevens met zich meebrengen buiten de Europese Economische Ruimte (de "EER").
Het niveau van gegevensbescherming in landen buiten de EER is mogelijk minder dan dat van de EER. Waar dit het geval is, zullen we passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd en beveiligd blijven. Wanneer onze externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken buiten de EER in het kader van het verlenen van diensten aan ons, zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal EU standaard modelcontracten.
13. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
U hebt het recht om details te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren en hoe wij deze verwerken. Als u uw persoonsgegevens wilt bijwerken of aanpassen (bijv. als deze niet langer juist zijn, onvolledig zijn of niet langer relevant zijn), neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@vwew-law.be. Voeg ook een kopie van uw identiteitskaart of paspoort toe, zodat we kunnen controleren of de gevraagde wijzigingen naar behoren zijn geautoriseerd. Bij het indienen van een bewijs van uw identiteit kunt u ook kosteloos (mits het volume redelijk is) een kopie van uw persoonsgegevensbestand verkrijgen.
U hebt mogelijk ook het recht om onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken gegevens, om ongeautoriseerde overdracht van uw persoonsgegevens aan een derde partij te stoppen en, in sommige omstandigheden, om persoonsgegevens met betrekking tot u over te dragen naar een andere organisatie. U hebt mogelijk ook het recht om een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking door Tilia Law van uw persoonsgegevens bij de lokale toezichthoudende autoriteit. In België kunt u uw klacht indienen bij
Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Drukpersstraat / Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / Bruxelles
T: +32 (0) 2274 48 00
F: +32 (0) 2274 48 35
E: contact@apd-gba.be
Als u bezwaar hebt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of als u uw toestemming hebt gegeven voor verwerking en u er later voor kiest om deze in te trekken, zullen we die keuze respecteren in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen.
Uw bezwaar (of intrekking van eerder verleende toestemming) zou kunnen betekenen dat wij niet in staat zijn om de acties uit te voeren die nodig zijn om de hierboven uiteengezette doeleinden te bereiken (zie 'Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens') of dat u mogelijk niet in staat bent om gebruik te maken van de diensten die door ons worden aangeboden. Houd er rekening mee dat, zelfs nadat u ervoor hebt gekozen om uw toestemming in te trekken, we mogelijk in staat zullen zijn om uw persoonsgegevens te blijven verwerken voor zover vereist of anderszins toegestaan door de wet, in het bijzonder in verband met het uitoefenen en verdedigen van onze wettelijke rechten of het voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen.
We moeten ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens correct en actueel zijn. Informeer ons daarom over eventuele wijzigingen in uw gegevens door ons een e-mail te sturen.
14. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Als u nog vragen of opmerkingen over ons privacybeleid of de manier waarop wij uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met:
Tilia Law
Leuvensesteenweg 369, bus 1
1932 Sint-Stevens-Woluwe
T: + 32 2725 60 63
F: + 32 2725 70 38
E: dataprotection@tilia.law