1. Welche personenbezogenen Daten erheben
Zu den personenbezogenen Daten, die wir erheben, zählen:
- Stammdaten, darunter Ihr Name, Ihr Geburtsdatum, Ihr Firmenname, Ihr Titel bzw. Ihre Position
- Kontaktdaten, darunter Ihre (E-Mail-)Adresse(n) und Ihre Telefon- oder Faxnummer(n)
- Finanzielle Daten wie Zahlungsangaben
- Technische Daten wie Daten von Ihren Besuchen auf unserer Website oder in Bezug auf Materialien oder Mitteilungen, die wir Ihnen auf elektronischem Wege senden
- Daten, die Sie uns bereitstellen, um Rechtsberatung oder -dienstleistungen zu erhalten, oder um Treffen und Veranstaltungen einzuplanen oder zu besuchen, darunter auch Zugangsvoraussetzungen
- Identifizierungs- und Hintergrunddaten, die Sie uns bereitstellen, oder die im Zuge unserer Business-Acceptance-Prozesse erhoben werden
- Personenbezogene Daten, die uns von oder im Namen unserer Mandanten bereitgestellt oder von uns im Zuge der Erbringung von Dienstleistungen für unsere Mandanten angelegt wurden, wozu besondere Kategorien personenbezogener Daten zählen können
- Alle weiteren Daten, die sich auf Sie beziehen, und die Sie uns gegebenenfalls bereitstellen, auch dann, wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Brief kontaktieren.
2. Wie erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir erheben personenbezogene Daten von Ihnen und anderen und über Sie und andere (nachfolgend ‚Ihre personenbezogenen Daten‘) im Zuge unserer Geschäftsvorgänge, unserer Business-Acceptance-Prozesse, bei Bedarf während der Erbringung von Rechtsdienstleistungen, wenn Sie sie uns bereitstellen, wenn Sie direkt mit uns kommunizieren, so etwa wenn Sie sich an unsere Mitarbeiter wenden oder das Kontaktformular auf unserer Website nutzen. Eventuell erheben oder erhalten wir auch Daten über Sie aus anderen Quellen, darunter öffentlich zugängliche Quellen, um die Kontaktangaben, über die wir bereits verfügen, korrekt und aktuell zu halten. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen, gehen wir davon aus, dass Sie sichergestellt haben, unter uneingeschränkter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze dazu berechtigt zu sein.
Wir erhalten außerdem personenbezogene Daten von Ihrer IP-Adresse, Ihrem Betriebssystem und Ihrem Internetbrowser, die Sie nutzen, um auf unsere Website zuzugreifen. In Abschnitt 9 (Cookies) und Abschnitt 10 (IP-Adressen) unten finden Sie Näheres hierzu.
3. Zu welchen Zwecken nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Tilia Law erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
- um unsere Dienstleistungen für Sie und unsere Mandanten zu erbringen und zu verbessern einschließlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten von anderen im Namen unserer Mandanten
- um administrative oder betriebliche Prozesse durchzuführen und unsere Geschäftsbeziehung zu Ihnen und unseren Mandanten zu verwalten
- um von Ihnen angeforderte Informationen bereitzustellen
- um Bitten, Anfragen oder Beschwerden, die Sie erhalten oder die wir von Ihnen erhalten, zu bearbeiten und zu beantworten
- um Dienstleistungen zu ermitteln, an denen Sie eventuell interessiert sind, und um unsere Dienstleistungen zu bewerben einschließlich zur Zusendung von juristischen Updates, Publikationen, Newslettern und Informationen zu Veranstaltungen
- um unsere gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und auf das Risikomanagement bezogenen Pflichten zu erfüllen einschließlich der Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- zu Zwecken der Personalwerbung
- um diese Website bereitzustellen und zu verbessern und im Zuge dessen auch zur Überprüfung und Überwachung ihrer Nutzung
- um unsere Geschäftsvorgänge zu überwachen und zu analysieren
- um Ihnen Marketingmaterialien zu senden.
In Abschnitt 4 (Nutzung Ihrer Daten zu Marketingzwecken) unten finden Sie Näheres bezüglich unserer Nutzung Ihrer Daten zu Marketingzwecken.
4. Nutzung Ihrer Daten zu Marketingzwecken
Wir fragen Sie eventuell, ob Sie Marketingmaterialien von uns erhalten möchten. Wir werden Ihnen keine Marketingmaterialien senden, wenn Sie uns bitten, dies nicht zu tun. Falls Sie eingewilligt haben, Marketingmaterialien zu erhalten, Ihre Meinung aber später ändern und keine solchen Materialien mehr erhalten möchten, geben Sie uns bitte Bescheid, damit wir Sie aus unseren Verteilerlisten löschen können. Sie erreichen uns unter dataprotection@tilia.law oder über die Kontaktangaben in Abschnitt 14 unten.
Wenn Sie keine Direktmarketing- oder Werbe-E-Mails (Newsletter, Publikationen, Einladungen zu unseren Seminaren usw.) von Tilia Law mehr erhalten möchten, können Sie sich jederzeit – kostenfrei – abmelden per E-Mail an dataprotection@tilia.law
5. Wie und warum teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Gegebenenfalls müssen wir Ihre personenbezogenen Daten mit Rechtsanwaltsfirmen und anderen Dritten, die Dienstleistungen für uns oder in unserem Namen erbringen, gemäß mit ihnen geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen teilen, so etwa mit unseren professionellen Beratern und Wirtschaftsprüfern, Dienstleistern, an die wir bestimmte unterstützende Dienste outsourcen wie z. B. Textverarbeitung, Übersetzung, Fotokopieren und Dokumentenprüfung, IT-Dienstleistern, Dritten, die wir im Zuge der Dienstleistungen, die wir für Mandanten erbringen, und mit deren vorheriger Zustimmung beauftragen wie etwa Anwälte, lokale Rechtsberater und technische Dienstleister wie Datenraum- und Fallmanagementdienste, mit der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen oder Seminaren befasste Dritte. Wir haben Maßnahmen ergriffen um sicherzustellen, dass alle diese Firmen Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln und schützen und nur zu den Zwecken nutzen, die wir definiert und Ihnen mitgeteilt haben. Allen anderen Dritten werden wir Ihre Daten nur offenlegen, wenn Sie darin eingewilligt haben, wenn wir dies von Rechts wegen tun müssen, wenn dies für unsere oder in Verbindung mit unseren Geschäftsvorgängen oder Rechtshandlungen nötig ist, oder um Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen. Bei Bedarf oder aus den in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Gründen können Ihre personenbezogenen Daten eventuell auch mit Aufsichtsbehörden, Zivil- und Strafgerichten, Schlichtern, Gerichtsvollziehern, Regierungsbehörden, Strafverfolgungsbehörden oder den Vertragsparteien unserer Mandanten geteilt werden. Eventuell müssen wir Ihre Daten offenlegen, um gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder auf einen Ethikkodex bezogene Auflagen zu erfüllen. Wir werden vertretbare Anstrengungen unternehmen, um Sie zuvor zu benachrichtigen, sofern wir nicht von Gesetzes wegen daran gehindert sind.
6. Rechts- und andere Dienstleistungen
Wir erheben, erstellen, verwalten und nutzen personenbezogene Daten im Zuge der und in Verbindung mit den Dienstleistungen, die wir für unsere Mandanten erbringen. Wir werden Identifizierungs- und Hintergrunddaten im Rahmen unserer Business-Acceptance-, Finanz-, Verwaltungs- und Marketingprozesse einschließlich Prüfungen zu Geldwäscheprävention, Interessenkonflikten, Image und Finanzen verarbeiten. Wir werden auch personenbezogene Daten verarbeiten, die uns von oder im Namen von unseren Mandanten für die Dienstleistungen, die wir für sie erbringen, bereitgestellt werden. Die Daten können eventuell den in Abschnitt 5 aufgeführten Dritten offengelegt werden.
7. Auf welcher Grundlage nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten auf den folgenden Grundlagen:
- um einen Vertrag zu erfüllen wie die Zusammenarbeit mit einer Person für die Erbringung von Rechts- oder anderen Dienstleistungen
- um Rechtansprüche zu begründen, geltend zu machen oder zu verteidigen oder für Verfahren
- um gesetzliche und aufsichtsrechtliche Pflichten zu erfüllen
- aufgrund von gerechtfertigten geschäftlichen Zwecken und Interessen.
8. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß unseren Datenspeicherungsgrundsätzen aufbewahrt, die alle von Tilia Law verwalteten Daten kategorisieren und die zugehörige Frist für jede Datenkategorie spezifizieren. Diese Fristen basieren auf den Vorgaben der geltenden Gesetze und dem Zweck, zu dem die Daten erhoben und genutzt werden, wobei gesetzliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben zur Mindestaufbewahrungsfrist der Daten, Verjährungsfristen für die Einleitung rechtlicher Schritte, allgemein anerkannte Praktiken und die Geschäftszwecke von Tilia Law berücksichtigt werden.
9. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies, um sie mit deren Hilfe zweckdienlicher und zuverlässiger zu machen. Einige sind für das Funktionieren unserer Website unbedingt notwendig; mit anderen soll Ihre Benutzererfahrung verbessert werden.
Cookies sind kleine Textdateien, die auf die Festplatte der Computer und/oder Geräte von Websitebesuchern gesetzt werden. Sie speichern bestimmte Informationen wie Spracheinstellungen von Besuchern. Andere Cookies erheben Statistiken über unsere Websitenutzer oder stellen sicher, dass die Grafiken auf der Website korrekt dargestellt werden und die Websiteanwendungen fehlerfrei funktionieren.
Der Zugriff unseres Websiteservers auf die in Ihrem Computer oder Gerät gespeicherten Informationen ist auf den Inhalt der Cookie-Textdateien beschränkt.
Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten. Alle Cookies enthalten einen einmaligen Code („Name des Servers, der das Cookie gesetzt hat + Gültigkeitsdatum + einmalige Nummer/einmaliger Wert“), mit dem wir Ihren Browser wiedererkennen können – entweder bei Ihrem Besuch unserer Website (‚Session-Cookies‘) oder bei wiederholten Besuchen unserer Website (‚dauerhafte Cookies‘). Ein dauerhaftes Cookie bleibt in Ihrem System. Sie können es aber jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen oder deaktivieren.
Sie können die Verwendung von Cookies ablehnen oder Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Browser auswählen. Bitte beachten Sie aber, dass dies eventuell das Funktionieren und Ihre Benutzererfahrung unserer Website beeinträchtigt. Wenn Sie unsere Website weiterhin nutzen, ohne Ihre Datenschutzeinstellungen zu ändern, willigen Sie damit in die Verwendung von Cookies durch uns ein. Mehr über Cookies, auch wie man sie verwaltet und wie man sie löscht, erfahren Sie auf www.allaboutcookies.org
10. IP-Adressen
Wenn Sie unsere Website besuchen, speichert unser Server Ihre IP-Adresse zusammen mit Datum, Uhrzeit und Dauer Ihres Besuchs. Eine IP-Adresse ist eine zugewiesene Nummer, ähnlich einer Telefonnummer, mit deren Hilfe Ihr Computer über das Internet kommunizieren kann. Sie hilft uns zu ermitteln, welche Firmen diese Website besucht haben. Wir verwenden diese Daten, um Statistiken zur Nutzung unserer Website zu erheben, und nachzuverfolgen, wie Benutzer durch unsere Site navigieren, damit wir unsere Site auswerten und verbessern können.
11. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir unternehmen verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen, mit deren Hilfe wir Ihre personenbezogenen Daten vor unberechtigter Einsicht, Nutzung, Offenlegung, Veränderung oder Vernichtung schützen.
Alle unsere Mitarbeiter und alle Dritte, die wir eventuell mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beauftragen, sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu respektieren. Die Übertragung von Daten über das Internet ist jedoch nicht völlig sicher. Obwohl wir unser Möglichstes tun, um Ihre Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer Daten, die zu unserer Website übertragen werden, nicht garantieren. Jegliche Übertragung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko.
12. In welche Länder übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Um unsere Dienstleistungen zu erbringen, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten zu den in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecken eventuell an Orte außerhalb der Gerichtsbarkeit übermitteln, in der Sie diese bereitstellen, oder in der Sie sich diese Website ansehen. Dies kann eine Übertragung Ihrer Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (des „EWR“) mit sich bringen.
Das Datenschutzniveau in Ländern außerhalb des EWR kann eventuell niedriger sein als das innerhalb des EWR gebotene. Wo dies der Fall ist, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten weiterhin sicher und geschützt sind. Wo unsere externen Dienstleister im Zuge der Erbringung von Diensten für uns personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten, wird unsere schriftliche Vereinbarung mit ihnen geeignete Maßnahmen – normalerweise EU-Standardvertragsklauseln – enthalten.
13. Ihre Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, nähere Informationen über die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verwalten, und über deren Verarbeitung anzufordern. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Informationen aktualisieren oder ändern möchten (z. B. wenn diese nicht mehr korrekt, unvollständig oder nicht mehr relevant sind), kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an info@tilia.law. Bitte fügen Sie auch eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses bei, damit wir überprüfen können, ob die gewünschten Änderungen ordnungsgemäß autorisiert sind. Bei Einreichung Ihres Identitätsnachweises können Sie außerdem, kostenfrei (im angemessenen Umfang), eine Kopie Ihres persönlichen Datensatzes anfordern.
Eventuell haben Sie auch ein Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschränken, unberechtigte Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu unterbinden, und – unter bestimmten Bedingungen – personenbezogene Daten mit Bezug zu Ihnen an ein anderes Unternehmen übertragen zu lassen. Eventuell haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Tilia Law bei einer lokalen Aufsichtsbehörde einzureichen. In Belgien können Sie Ihre Beschwerde einreichen bei
Gegevensbeschermingsautoriteit/Autorité de protection des données/Datenschutzbehörde
Drukpersstraat/Rue de la Presse, 35, 1000 Brussel/Bruxelles/Brüssel
T. +32 (0)2 274 48 00
F: +32 (0)2 274 48 35
E: contact@apd-gba.be
Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, oder wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt haben und sie später widerrufen möchten, werden wir diese Entscheidung in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Pflichten respektieren.
Ihr Widerspruch (oder Widerruf einer eventuell zuvor erteilten Einwilligung) hat möglicherweise zur Folge, dass wir die Handlungen, die zur Erfüllung der oben aufgeführten Zwecke nötig sind (siehe ‚Zu welchen Zwecken nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten‘), nicht ausführen können, oder dass Sie eventuell nicht in der Lage sind, die von uns angebotenen Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Bitte beachten Sie, dass wir auch dann, wenn Sie sich entschieden haben, Ihre Einwilligung zu widerrufen, Ihre personenbezogenen Daten eventuell weiterhin verarbeiten können, insoweit dies von Gesetzes wegen vorgeschrieben oder ansonsten zulässig ist, insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten.
Wir müssen sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten korrekt und aktuell sind. Bitte informieren Sie uns daher über alle Änderungen Ihrer Daten per E-Mail an uns.
14. Wie erreichen Sie uns?
Mit Fragen oder Anmerkungen zu unserer Datenschutzerklärung oder der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Informationen verarbeiten, kontaktieren Sie bitte:
Tilia Law
Leuvensesteenweg 369, bus 1
1932 Sint-Stevens-Woluwe
T. + 32 2 725 60 63
F: + 32 2 725 70 38
E: dataprotection@tilia.law